Reisekostenordnung des HVSA

Reisekostenordnung des HVSA, Stand: 09.05.2020, zusätzliche Infos: keine

§ 1, Dienstreise HVSA
§ 2, Erstattungsanspruch
§ 3, Sparsamer Umgang mit Haushaltsmittel
§ 4, Pauschalbeträge
§ 5, Abrechnung

§ 1, Dienstreise HVSA

Als Dienstreisen gelten auf einem Formular des HVSA genehmigte Reisen zur Erledigung von Aufgaben im Rahmen der ehrenamtlichen und hauptamtlichen Tätigkeit außerhalb des Wohnortes. Einladungen von Kommissions-/Ausschussvorsitzenden des HVSA, übergeordneten Instanzen (MHV, DHB, LSB) und des Präsidiums bzw. dem Geschäftsführer des HVSA gelten als vorab genehmigte Dienstreisen. 

Dienstreisen über die Grenze des Landes Sachsen-Anhalt hinaus sind grundsätzlich vom Vizepräsidenten Finanzen oder Geschäftsführer des HVSA zu genehmigen. 
Dienstreisen sind auf dem dafür vorgesehenen Vordruck(en) abzurechnen. 
Anmerkung: Diese Regelungen gelten analog in den Spielbezirken und Kreisen. 

§ 2, Erstattungsanspruch

Jeder im Auftrage des HVSA Dienstreisende hat Anspruch auf Erstattung der Reisekosten, soweit diese Aufwendungen zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendig waren. 
Soweit nicht steuerlich anerkannte Pauschalbeträge für Tagegeld, Übernachtung, Kilometerpauschalen für Privatfahrzeuge in Anspruch genommen werden, sind die entstandenen Kosten durch Belege wie Rechnungen, Quittungen nachzuweisen. 
Zuwendungen von dritter Stelle zu Dienstreisen sind auf die Reisekostenvergütung anzurechnen. Erfolgt insbesondere die Reisekostenerstattung primär durch einen übergeordneten Verband oder eine Einrichtung öffentlichen Rechts zu für den Dienstreisenden nachteiligen Konditionen, hat der HVSA die Differenz gemäß eigener Reisekostenordnung zu erstatten. 

§ 3, Sparsamer Umgang mit Haushaltsmitteln

Dienstreisen unterliegen generell dem Gebot eines sparsamen Umgangs mit Haushaltsmitteln des HVSA. 
Dienstreisen sind mit dem preislich günstigsten Verkehrsmitteln durchzuführen. 
Hotelübernachtungskosten, die je Person und Tag ein Erstattungslimit von 100,00 € überschreiten, bedürfen der ausdrücklichen Vorabgenehmigung durch den Vizepräsidenten Finanzen oder Geschäftsführer. 
Der Vizepräsidenten Finanzen oder Geschäftsführer ist berechtigt, bei Verstoß gegen das Gebot des sparsamen Umgangs mit Haushaltsmitteln die Erstattungsbeträge nach Einzelfallprüfung im angemessenen Umfang zu kürzen. 

§ 4, Pauschalbeträge

Für

  • Tagegeld (im Sinne eines Mehrverpflegungsaufwandes),
  • anfallenden Reisekosten bei Nutzung eines privaten KFZ
  • Übernachtungen . . . 

können als Entschädigungsaufwand die durch das Steuerrecht anerkannten Pauschalen zum Ansatz gebracht und abgerechnet werden. 
Bei Rechnungen zu Hotelübernachtungen, die nicht ausdrücklich die Teilnahme an einem Frühstück ausschließen, ist das Tagegeld um die entsprechende Frühstückspauschale zu kürzen. 
Erfolgt eine Verabreichung von 

  • Frühstück,
  • Mittagessen,
  • Abendessen 

ohne persönliche Rechnungsbegleichung durch den Dienstreisenden, so ist das Tagegeld zur Deckung des Mehrverpflegungsaufwandes um die aktuell gültigen Pauschalen der entsprechenden Sachbezüge für Frühstück, Mittagessen und Abendbrot zu kürzen. Bei Hotelübernachtung auf Rechnung kommt der Abzug gemäß vorigen Absatz zur Anwendung. 

§ 5, Abrechnung

Für den Ausgleich von Ansprüchen aus Reisekosten ist das aktuelle Reisekostenformular des HVSA zu verwenden. 
Jede Reise ist auf dem Formular durch den zuständigen/entsendenden Ressortleiter „sachlich richtig“ zu zeichnen. Abrechnungen der Ressortleiter werden durch den Vizepräsidenten Finanzen oder Geschäftsführer gezeichnet. 
Alle Belege zum Nachweis der entstandenen Kosten, z. B. Hotelübernachtung, Tickets für S-/U-Bahn und ähnliches, sind vollständig und im Original (Thermobelege zusätzlich in Kopie; Abweichungen sind zu begründen) beizufügen. 
Die Abrechnung hat zeitnah zu erfolgen und zum Ausgleich der Forderung in der Geschäftsstelle des HVSA einzureichen.  

 

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